МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ СЕВЕРОДВИНСК

МЭР

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 29 апреля 2008 г. № 102р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ

О ПОРЯДКЕ ПРИЕМА ОФИЦИАЛЬНЫХ ДЕЛЕГАЦИЙ

В целях упорядочения приема официальных делегаций, прибывающих в муниципальное образование "Северодвинск" по приглашению Администрации Северодвинска:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке приема официальных делегаций.

2. Признать утратившим силу распоряжение Мэра Северодвинска от 14.04.2004 № 199р "Об утверждении Положения о порядке приема официальных делегаций".

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Мэр Северодвинска

А.Н.БЕЛЯЕВ

Утверждено

распоряжением Мэра Северодвинска

от 29.04.2008 № 102р

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ПРИЕМА ОФИЦИАЛЬНЫХ ДЕЛЕГАЦИЙ

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок организации проведения приемов делегаций, прибывающих с официальными визитами в муниципальное образование "Северодвинск" по приглашению Администрации муниципального образования "Северодвинск" (далее - Администрация) и ее структурных подразделений.

1.2. Настоящее Положение распространяется на организацию приглашения и посещения иностранными гражданами Северодвинска принимающими организациями (муниципальными предприятиями и учреждениями, общественными организациями, союзами и объединениями) при их письменном обращении в Администрацию.

1.3. Координирует работу по организации и проведению приемов делегаций Управление межрегиональных и общественных связей Администрации Северодвинска (далее - УМОС).

II. Порядок организации приема официальных делегаций

2.1. До 20 числа месяца, предшествующего началу квартала, руководители структурных подразделений Администрации Северодвинска направляют в УМОС информацию о планирующихся визитах делегаций других городов.

2.2. УМОС или структурные подразделения Администрации за подписью Мэра Северодвинска направляют приглашения на посещение города законодательным и представительным органам, администрациям городов и муниципальных образований, руководителям общественных организаций, официальным лицам.

2.3. УМОС совместно со структурными подразделениями Администрации, на основании утвержденного плана-графика посещения делегаций, организует их прием.

КонсультантПлюс: примечание.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: в настоящем Положении пункт 2.5.14 отсутствует.

2.3.1. В случае приема делегаций структурным подразделением Администрации вопросы, изложенные в пунктах 2.5.1 - 2.5.14, рассматриваются совместно с УМОС данным структурным подразделением Администрации Северодвинска.

2.4. Финансирование расходов, связанных с приемом и обслуживанием делегаций и отдельных лиц, прибывающих в Северодвинск с деловыми и официальными визитами, производится за счет представительских расходов, в пределах лимитов бюджетных ассигнований, предусмотренных в местном бюджете. Смета расходов (Приложение № 2), порядок и нормы расходов на данные приемы определены распоряжением Мэра Северодвинска от 01.03.2005 № 85р.

2.5. Управление межрегиональных и общественных связей:

2.5.1. В соответствии с целями визитов делегаций разрабатывает программу проведения мероприятия по форме согласно Приложению № 1, согласовывает ее со структурными подразделениями Администрации, участвующими в приеме. Программа утверждается Мэром Северодвинска.

2.5.2. Разрабатывает график встреч и перемещения членов делегаций, подает заявку на автотранспорт Заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата и решает вопросы обеспечения делегаций транспортом с соответствующими предприятиями города.

2.5.3. При необходимости дает заявку на сопровождение транспортных колонн машинами ГИБДД.

2.5.4. Решает вопросы по приобретению проездных билетов на железнодорожный либо авиатранспорт для членов делегаций.

2.5.5. Для организации проживания делегаций в гостиницах города осуществляет бронирование номеров.

2.5.6. По прибытию делегаций организует размещение членов делегаций в гостинице согласно забронированным местам.

2.5.7. Совместно с Управлением экономики Администрации организует питание гостей (завтраки, обеды, ужины, торжественные обеды и банкеты). Дает заявки на питание в определенные, в соответствии с программой пребывания, предприятия общественного питания, согласовывает меню, схему расположения столов, список размещения гостей за столами, сценарий проведения торжественных обедов, ужинов, список выступающих, определяет порядок выступлений.

2.5.8. Организует торжественные и официальные приемы, встречи с Мэром, депутатами Совета депутатов Северодвинска, заинтересованными службами, руководителями предприятий, разрабатывает и согласовывает с заинтересованными лицами программу их проведения, составляет список выступающих и регламент их выступлений. При необходимости ведет приемы. Составляет списки приглашенных, обеспечивает доставку официальных приглашений.

2.5.9. При посещении членами делегаций режимных предприятий, согласно утвержденной программе пребывания, формирует списки, направляет их в режимно-секретное подразделение предприятия для оформления доступа. Оформляет пропуск транспорта на территорию предприятия.

2.5.10. Организует проведение экскурсий и посещение музеев города, предприятий.

2.5.11. Разрабатывает (совместно с рекламными агентствами) эскизы памятных сувениров, буклетов, приглашений, программ мероприятий. Составляет тексты буклетов, приглашений, определяет количество сувенирной продукции, составляет заявку и смету на их изготовление, формирует сувенирные наборы и обеспечивает их вручение гостям города.

2.5.12. Согласовывает с Управлением культуры Администрации культурно-массовые мероприятия, время и место их проведения, обеспечивает посещение их членами делегаций.

2.5.13. Готовит информацию с подробными данными о гостях (размещение, прибытие, отъезд, № транспорта и т.д.) для лиц, сопровождающих делегации.

2.6. Начальник УМОС подводит итоги приема делегаций, готовит информацию и предоставляет ее Мэру Северодвинска.

2.7. В случае выделения средств на представительские расходы УМОС или структурное подразделение Администрации представляют отчет о расходовании средств в соответствии с Порядком использования средств на представительские расходы, утвержденным распоряжением Мэра Северодвинска от 01.03.2005 № 85р.

2.8. Для осуществления расходов по приему официальных делегаций наличные денежные средства выдаются в подотчет материально ответственному лицу УМОС в соответствии с утвержденной сметой.

2.9. Все ценные подарки и сувениры, полученные муниципальными служащими в связи с мероприятиями по приему официальных делегаций, передаются на учет в комиссию по оценке имущества с целью определения цены и постановки на учет подарков и сувениров.

2.10. Отдел по связям со СМИ Администрации Северодвинска обеспечивает освещение визитов делегаций.

III. Дополнительные мероприятия при проведении

приема иностранных граждан и делегаций в муниципальном

образовании "Северодвинск"

КонсультантПлюс: примечание.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: постановление главы администрации Архангельской области № 47 издано 20.02.2001, а не 23.02.2001.

3.1. Дополнительные мероприятия разработаны в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.10.2007 № 655 "Об утверждении Правил оформления приглашений на въезд в Российскую Федерацию иностранных граждан и лиц без гражданства" и постановлением главы администрации Архангельской области от 23.02.2001 № 47 "О Порядке посещения иностранными гражданами военных и оборонных объектов территорий с регламентированным посещением, расположенных в Архангельской области".

3.2. Посещение иностранными гражданами территории муниципального образования "Северодвинск" осуществляется при наличии принимающими организациями согласования с Региональным Управлением ФСБ России по Архангельской области.

3.2.1. Каждая поездка и передвижение по Северодвинску иностранных граждан и делегаций осуществляется в присутствии сопровождающего принимающей стороны, имеющего на руках письменное разрешение РУ ФСБ России по Архангельской области.

3.2.2. Для получения разрешения заинтересованное подразделение Администрации направляет в УМОС не позднее 20 дней до намечаемой поездки (в случае необходимости оформления приглашения иностранцу на въезд в Российскую Федерацию - не позднее 50 дней, а при планировании посещения делегацией режимных объектов - не позднее 60 дней) документы, содержащие следующие сведения:

- наименование принимающей организации;

- цель въезда иностранных граждан и их государственную принадлежность;

- дату въезда и выезда с территории муниципального образования;

- полностью фамилию, имя (при наличии - второе имя) и отчество, год рождения и должностное положение;

- предварительную программу пребывания, в которой должно быть отражено место проживания, маршруты передвижения, вид транспорта, посещение режимных и иных объектов, фамилии и должности представителей принимающей стороны и сопровождающих иностранных граждан лиц, номера контактных телефонов.

3.2.3. УМОС не позднее 10 дней до намечаемой поездки доставляет ходатайство на разрешение в РУ ФСБ России по Архангельской области о согласовании въезда иностранных граждан на территорию Северодвинска.

3.2.4. В случае планирования посещения режимных предприятий УМОС не менее чем за 50 дней до приезда иностранных граждан обращается к руководителям предприятий с просьбой согласования возможности такого посещения.

3.2.5. После получения разрешения от РУ ФСБ России по Архангельской области на посещение делегацией муниципального образования "Северодвинск" УМОС совместно со структурным подразделением, ответственным за прием:

- разрабатывает окончательную программу пребывания иностранных граждан в Северодвинске (Приложение № 3);

- в срок не позднее 3 суток до въезда иностранных граждан согласовывает ее со службой в г. Северодвинске РУ ФСБ России по Архангельской области. Утверждает программу Мэр Северодвинска.

3.2.6. После утверждения окончательная программа пребывания иностранных граждан в муниципальном образовании "Северодвинск" направляется в Управление организации муниципальной службы Администрации, при условии проведения приема иностранной делегации в зданиях Администрации.

3.2.7. Порядок приема иностранных граждан и объем ознакомления с материалами информационного характера определяется ответственным за прием руководителем структурного подразделения Администрации. При этом предусматривается:

- инструктаж специалистов, ответственных за работу с иностранными гражданами;

- подбор и изучение информационных материалов на принимаемые зарубежные организации, учреждения, компании и т.п.;

- определение структурных подразделений Администрации, с работой которых целесообразно ознакомить иностранных граждан;

- подготовка материалов, рекомендаций для использования в беседе с иностранными гражданами;

- присутствие на встрече, проходящей в зданиях Администрации, специалиста УМОС;

- встреча, сопровождение, размещение в гостинице, организация культурной программы и проводы иностранных граждан.

3.2.8. Мероприятия по обеспечению режима секретности проводятся Управлением организации муниципальной службы в соответствии с Инструкцией по обеспечению защиты сведений, составляющих государственную тайну, при приеме иностранных граждан (делегаций) в зданиях администрации МО "Северодвинск", утвержденной распоряжением Мэра Северодвинска от 08.05.2007 № 220р.

3.2.9. В УМОС ведутся следующие журналы учета:

- приема иностранных делегаций;

- полученных от иностранцев и переданных им ценных подарков и сувениров, а также документации и информации.

3.2.10. Результаты работы с иностранными гражданами оформляются письменными отчетами, в которых подробно излагаются обсуждавшиеся вопросы. Отчеты составляют работники подразделений, ответственные за прием. Письменные отчеты о результатах встреч с иностранными гражданами в течение двух рабочих дней предоставляются в УМОС. В отчете необходимо указать:

- когда, где и с кем состоялась встреча;

- ее основные цели и задачи;

- кем дано разрешение на встречу;

- какую организацию, учреждение или фирму представляли иностранные граждане;

- фамилия, имя (второе имя) и отчество;

- должностные положения иностранных граждан;

- кто присутствовал на встрече;

- маршрут передвижения, места посещения, использование фотовидеоаппаратуры;

- какие документы были переданы в процессе встречи иностранцам или приняты от них (предоставить ксерокопии);

- содержание беседы (существо вопросов и ответов);

- какие обязательства были даны сторонами по существу обсуждаемых вопросов и достигнутые договоренности.

В конце отчета отмечаются выводы по результатам встреч. Отчет подписывает лицо, проводившее запись беседы, и руководитель соответствующего структурного подразделения Администрации.

3.2.11. УМОС представляет окончательный отчет о результатах визита иностранных граждан Мэру Северодвинска в соответствии с Приложением 1 Инструкции по обеспечению защиты сведений, составляющих государственную тайну, при приеме иностранных граждан (делегаций) в зданиях администрации МО "Северодвинск", утвержденной распоряжением Мэра Северодвинска от 08.05.2007 № 220р.

3.3. Приглашение на въезд в муниципальное образование "Северодвинск" иностранному гражданину выдается территориальным органом Федеральной миграционной службы Российской Федерации по ходатайству Администрации Северодвинска.

3.3.1. Принимающая сторона (структурное подразделение Администрации, муниципальное предприятие, общественная организация, союз, объединение) для оформления приглашения не позднее 50 суток до предполагаемого въезда иностранного гражданина на территорию муниципального образования "Северодвинск" направляет в УМОС следующие документы:

- копию документа, удостоверяющего личность приглашаемого иностранного гражданина и признаваемого Российской Федерацией в этом качестве;

- квитанции об уплате государственной пошлины за выдачу приглашений.

Дополнительно в УМОС предоставляется следующая информация о приглашаемом иностранном гражданине:

- кратность и вид визы;

- дата въезда и выезда;

- цель поездки;

- гражданство;

- место и дата рождения;

- место получения визы (страна, город, в котором есть консульское загранучреждение России);

- место работы, адрес места работы и должность иностранного гражданина.

3.3.2. УМОС оформляет заявления о выдаче приглашений на въезд в Российскую Федерацию и гарантийные письма о принятии на себя обязательств по материальному, медицинскому и жилищному обеспечению приглашаемого иностранного гражданина на период его пребывания на территории муниципального образования "Северодвинск" и направляет пакет документов в территориальный орган Федеральной миграционной службы Российской Федерации (г. Архангельск).

3.3.3. Территориальный орган Федеральной миграционной службы Российской Федерации по результатам рассмотрения представленных документов принимает решение о выдаче приглашения или об отказе (приглашение оформляется в течение 30 дней со дня подачи ходатайства).

3.3.4. Оформленное приглашение получает уполномоченный представитель Администрации и передает его принимающей стороне.

Приложение № 1

Утверждаю

Мэр Северодвинска

А.Н.БЕЛЯЕВ

"__" ________ 200_ г.

ПРОГРАММА

проведения мероприятия

____________________________________________________________

в период с __________ по __________ 200_ года

1. Количество представителей -

2. Цель визита делегации -

3. Количество представителей со стороны Администрации Северодвинска - ___ человек.

4. Мероприятия программы:

Дата	Событие, место проведения	Ответственные лица (Ф.И.О., должность, номер телефона)

Ответственное лицо за организацию мероприятия:

Руководитель структурного подразделения _________ _____________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Приложение № 2

Утверждаю

Заместитель Главы Администрации -

Руководитель аппарата

Г.М.Мищенко

"__" ________ 200_ г.

СМЕТА

затрат на проведение мероприятия в соответствии с программой

____________________________________________________________

Состав делегации (количество человек) - ___

№ п/п	Статьи расходов <*>	Количество дней	Количество человек	Норма на одного чел.	Сумма расходов
1
2
3
	Итого расходов

--------------------------------

<*> Расходы по отдельным статьям сметы предусматриваются в соответствии с установленными распоряжением Мэра Северодвинска от 01.03.2005 № 85р нормами расходов.

Ответственный за проведение мероприятия:

Руководитель структурного подразделения _________ _____________________

(подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

Начальник ОБУИО _________ (Т.В.ВЫСКРЕБЕНЦЕВА)

(подпись)

Приложение № 3

Согласовано Утверждаю
Начальник службы г. Северодвинска Мэр Северодвинска
РУ ФСБ РФ по Архангельской области А.Н.БЕЛЯЕВ
А.Д.БОБРЕШОВ "__" ________ 200_ г.
"__" ________ 200_ г.

ПРОГРАММА

пребывания делегации _______________________________________

в Северодвинске с __________ по __________ 200_ года

1. Количество иностранных гостей - ___ чел.

2. Персональный состав делегации:

№ п/п	Фамилия, имя, отчество	Компания, организация	Должность	Дата рождения	Паспорт	Гражданство
1
2
3

3. Цель визита делегации.

4. Перечень подразделений Администрации, предприятий, организаций и объектов города, которые будут посещать иностранные граждане, распорядок их посещения.

5. Место проведения переговоров, приемов, встреч.

6. Данные о должностных лицах и секретоносителях, участвующих в приеме иностранных граждан.

7. Место проживания делегации.

8. Информация по автотранспорту, на котором будут передвигаться иностранные граждане.

9. Фамилии и должности ответственных за прием и размещение иностранных граждан.

Начальник УМОС __________ (О.И.БУЛЮКТОВ)