РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 21 марта 2008 г. № 50-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ

НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА И АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ

НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

В соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" администрация Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Ненецкого автономного округа и аппарата администрации Ненецкого автономного округа.

2. Управлению по связям с общественностью, международным и межрегиональным связям аппарата администрации Ненецкого автономного округа направить настоящее постановление для официального опубликования.

Глава администрации

Ненецкого автономного округа

В.Н.ПОТАПЕНКО

Утверждено

постановлением администрации

Ненецкого автономного округа

от 21.03.2008 № 50-п

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

И АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

1. Общие положения

1.1. Документы администрации Ненецкого автономного округа (далее - администрация) и аппарата администрации Ненецкого автономного округа (далее - аппарат администрации), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в территориальном отделе в Ненецком автономном округе управления по делам архивов Архангельской области (далее - территориальный отдел архива).

До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в архиве администрации Ненецкого автономного округа и аппарата администрации Ненецкого автономного округа (далее - архив).

1.2. Аппарат администрации обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов администрации и аппарата администрации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

За утрату и порчу документов должностные лица администрации и аппарата администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Аппарат администрации обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

1.4. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, настоящим Положением, Инструкцией по делопроизводству в администрации, аппарате администрации и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа.

1.5. Функции архива возлагаются на одного из специалистов отдела делопроизводства, контроля и работы с обращениями граждан организационно-контрольного управления аппарата администрации Ненецкого автономного округа в соответствии с должностным регламентом.

1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет территориальный отдел архива.

2. Состав документов архива

В архив поступают законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности администрации, структурных подразделений аппарата администрации, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов архива на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве аппарата администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не ранее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы администрации, структурных подразделений аппарата администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством.

3.2.2. Составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение территориального отдела архива и экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Архангельской области.

3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

3.2.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает их преемственность с научно-справочным аппаратом территориального отдела архива.

3.2.5. Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера; в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии аппарата администрации.

3.2.7. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел аппарата администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях аппарата администрации, а также подготовку дел к передаче в архив.

3.2.8. Подготавливает и в установленном порядке передает документы на государственное хранение в территориальный отдел архива.

4. Права

В целях выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение основных правил работы с документами в структурных подразделениях аппарата администрации.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений аппарата администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность

5.1. Специалист отдела делопроизводства, контроля и работы с обращениями граждан организационно-контрольного управления аппарата администрации Ненецкого автономного округа, отвечающий за работу архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.