ПОСТАНОВЛЕНИЕ администрации муниципального района "Сысольский " от 18.02.2008 № 2/53 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "СЫСОЛЬСКИЙ "

Индекс
дела

Заголовок
дела

Крайние
даты

Кол-во
листов

Срок
хранения

Примечание

Название раздела

Архив, Заявка на поиск

Цитадели заполярья

Заполярные земли

Региональное
законодательство

Поиск работы в заполярье

Кто здесь живет?

Кто прославился?

Название документа

ПОСТАНОВЛЕНИЕ администрации муниципального района "Сысольский" от 18.02.2008 № 2/53

"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "СЫСОЛЬСКИЙ"

Источник публикации

Документ опубликован не был

Примечание к документу

Текст документа

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "СЫСОЛЬСКИЙ"

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 18 февраля 2008 г. № 2/53

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА "СЫСОЛЬСКИЙ"

Постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального района "Сысольский" согласно приложению.

2. Заместителям руководителя администрации района, начальникам управлений, заведующим отделами администрации района обеспечить организацию работы в соответствии с установленными требованиями и правилами Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального района "Сысольский".

3. Контроль за исполнением данного Постановления возложить на Кузнецову М.В., зав. отделом организационной и кадровой работы.

Руководитель администрации

В.МАЛЬЦЕВ

Утверждена

Постановлением

руководителя администрации

муниципального района

"Сысольский"

от 18 февраля 2008 г. № 2/53

(приложение)

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО

РАЙОНА "СЫСОЛЬСКИЙ"

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и порядок работы с документами в администрации муниципального района "Сысольский" (далее именуется администрация).

1.2. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.3. Работники администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов и неразглашение находящейся в них служебной информации. Об утрате документов немедленно докладывается в сектор контроля и делопроизводства администрации.

1.4. Передача документов, их копий работникам других организаций допускается с разрешения зам. начальника управления по обеспечению деятельности, распоряжению муниципальным имуществом и природными ресурсами.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него на исполнении документы по указанию заведующего отделом передаются другому работнику, о чем ставится в известность сектор контроля и делопроизводства администрации.

1.5. Вновь принятые работники в недельный срок должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией руководителем управления, отдела и т.д.

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в структурных подразделениях администрации возлагается на сектор контроля и делопроизводства администрации района.

Сектор контроля и делопроизводства систематически проводит проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях администрации, о результатах проверок информирует зам. начальника управления по обеспечению деятельности, распоряжению муниципальным имуществом и природными ресурсами администрации.

1.7. В структурных подразделениях администрации делопроизводство ведут назначенные ответственные работники, что закреплено в их должностных регламентах.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Учет документооборота

2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в администрацию корреспонденции производится сектором контроля и делопроизводства. В администрации района осуществляется раздельный учет входящих, исходящих и внутренних документов:

Сектором контроля и делопроизводства - документов, поступающих в адрес администрации района.

Отделами и управлениями - документов, поступающих непосредственно в отделы и управления.

Порядок приема документов

2.2. Документы, поступающие в администрацию района (кроме тех, которые адресованы отделам и управлениям), направляются в сектор контроля и делопроизводства.

Передача документов на рассмотрение или исполнение производится исходя из содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений или должностного лица, которым документ направляется, в данном случае документ регистрируется тем подразделением, куда он направлен для рассмотрения или исполнения.

2.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы, письма возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

Конверты с пометкой "лично" и в адрес отделов, управлений, других структурных подразделений администрации без вскрытия вручаются адресатам.

При обнаружении повреждения, отсутствия документов в конверте необходимо уведомить отправителя в тот же день по телефону или в письменном виде с приложением акта.

Конверты сохраняются и приобщаются к документам лишь в случаях, когда только по ним можно установить, откуда поступил документ и дату отправки письма, когда дата отправки не совпадает с датой на конверте, а также в случае поступления в адрес администрации исковых заявлений, определений и решений судов.

Регистрация документов

2.4. Целью регистрации документов является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

2.5. Регистрация поступивших документов производится в секторе контроля и делопроизводства с вводом информации о них в электронную систему "Делопроизводство", в остальных подразделениях - в журнале регистрации входящих документов. Регистрация письменных обращений граждан производится в электронной системе "Обращения граждан".

2.6. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации:

- копии писем, присланные для сведения;

- письма и телеграммы о разрешении командировок и отпусков;

- сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

- графики, наряды, заявки, разнарядки;

- сводки и информации, присланные для сведения;

- рекламные издания, плакаты, буклеты, программы конференций, совещаний и т.д.;

- поздравительные письма, пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы;

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

- месячные, квартальные, годовые отчеты;

- формы статистической отчетности;

- статистические данные, присланные для сведения;

- протоколы и постановления местных администраций, присланные для сведения.

2.7. Обязательной регистрации подлежат постановления и распоряжения руководителя администрации, приказы отделов, документы, поступающие из вышестоящих органов, письма администраций сельских поселений, других учреждений, организаций, юридических лиц, заявления, жалобы граждан.

2.8. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

2.9. На зарегистрированных документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, где указывается дата регистрации и его входящий регистрационный номер. При регистрации поступившего документа в электронных системах "Делопроизводство" и "Обращения граждан" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе.

Индексация документов

2.10. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения.

2.11. Индекс входящего и внутреннего документа (кроме постановлений, распоряжений, приказов) состоит из индексов структурного подразделения, дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

2.12. Индексами постановлений и распоряжений руководителя администрации района, приказов отделов и управлений, протоколов комиссий являются их порядковые регистрационные номера. Регистрационному номеру распоряжения добавляется через черточку буква "р", распоряжениям личному составу - "рл". Регистрационный номер постановления состоит из номера месяца принятия и порядкового номера (например, 9/120, где 9 - месяц, 120 - порядковый номер).

III. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

И ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация контроля

3.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование ответственных исполнителей и руководителя администрации в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

3.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

3.3. При постановке документа на контроль в правой верхней части первой страницы документа делается отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) "Контроль".

3.4. Контроль исполнения документов осуществляет руководитель администрации района, его заместители, зам. начальника управления по обеспечению деятельности, распоряжению муниципальным имуществом и природными ресурсами администрации. Организационно-техническую работу по контролю за исполнением документов осуществляет сектор контроля и делопроизводства.

3.5. Непосредственный контроль за исполнением (организация исполнения постановлений, распоряжений, ведение контрольных дел, сбор информационных документов, их анализ, подготовка информации и т.д.) возлагается на заместителей руководителя администрации и руководителей структурных подразделений.

3.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

имеющие отметку "оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные в срок не более месяца. Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

3.7. Документы передаются руководителю администрации непосредственно в день их поступления. Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

3.8. Документы должны рассматриваться в суточный срок со дня поступления.

3.9. Указания по исполнению документа даются руководителем администрации района в форме резолюции. Резолюция накладывается на любой свободной площади первого листа, кроме полей. В резолюции указываются фамилии исполнителей и срок исполнения (если срок не указан в самом документе). Фамилия ответственного за исполнение указывается первой. Руководитель администрации, поставив резолюцию, расписывается и ставит дату.

3.10. После наложения резолюции документы возвращаются в сектор контроля и делопроизводства, где резолюция переносится в электронную базу, и документ направляется для исполнения или ознакомления.

3.11. Если исполнение документа возлагается на группу работников, то лицо, указанное первым, ответственно за организацию исполнения, при этом подлинник документа направляется ответственному лицу, остальным исполнителям передаются копии.

3.12. Все документы, рассмотренные руководителем администрации, его заместителями, направляются для исполнения в структурные подразделения администрации, на подведомственные предприятия и организации только через сектор контроля и делопроизводства. При передаче документа на исполнение в подведомственные организации и предприятия контроль исполнения остается за лицом, ответственным за исполнение документа.

3.13. Документ считается исполненным, если поставленные в нем вопросы решены, дан ответ по существу или составлена заключительная справка.

3.14. Не реже одного раза в месяц сектор контроля и делопроизводства составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает первому заместителю руководителя администрации. За три дня до истечения срока исполнения и при нарушении сроков исполнения сектор контроля направляет исполнителям напоминания.

Порядок работы с документами в подразделениях администрации

3.15. Поступившие в структурное подразделение документы принимаются ответственным за делопроизводство, который проставляет дату получения документа (при необходимости номер), передаются на рассмотрение руководителем данного подразделения, который направляет его для исполнения работникам своего подразделения. Учет и контроль за исполнением поступивших документов в структурном подразделении администрации осуществляет ответственный за делопроизводство данного подразделения, в должностном регламенте которого закреплена данная обязанность.

3.16. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится только через сектор контроля и делопроизводства администрации, где производится отметка в электронной карточке о прохождении документа.

3.17. В первую очередь рассматриваются документы, требующие срочного исполнения. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание, определение необходимого количества экземпляров рассылки.

3.18. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

3.19. Документы, направленные в структурные подразделения администрации района для ознакомления, подлежат возврату в сектор контроля и делопроизводства в трехдневный срок.

3.20. Исполненный документ возвращается в сектор контроля и делопроизводства, где подшивается в соответствующее номенклатуре дел администрации дело. При необходимости структурное подразделение администрации может оставить себе копию документа.

IV. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН.

ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН

Регистрация обращений

4.1. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на заведующего сектором контроля и делопроизводства, в структурных подразделениях - на ответственных за делопроизводство. Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям и жалобам граждан несут руководители структурных подразделений администрации.

4.2. Поступившие на имя руководителя администрации района обращения граждан регистрируются в секторе контроля и делопроизводства, поступившие на имя заместителей руководителя или руководителя структурного подразделения администрации регистрируются непосредственно в журналах регистрации обращений граждан соответствующего подразделения.

4.3. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления (администрация МР "Сысольский"), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (при наличии) и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

4.4. Письменное обращение (заявление, жалоба) подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления и передается на рассмотрение руководителю администрации района, его заместителям или руководителям структурных подразделений.

4.5. Регистрационный индекс поступившего обращения, предложения, заявления, жалобы граждан указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу первой страницы, при отсутствии на ней свободной площади - на следующей странице.

4.6. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Т-12), при коллективном обращении граждан в регистрационном индексе проставляется обозначение "Кл" (коллективное).

4.7. Повторным обращениям, предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс и делается отметка "Повторно", которая проставляется в правом верхнем углу. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

4.8. Обращения, заявления, предложения и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различными адресатами, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением через дробь порядкового номера (например, Т-12/2).

Порядок и сроки рассмотрения обращений граждан

4.9. Письменное обращение, поступившее в администрацию, подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления и подлежит обязательному рассмотрению.

4.10. Письменное обращение, поступившее в администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. При необходимости проведения проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены руководителем администрации района или его заместителями, но не более чем на 30 дней с обязательным сообщением об этом заявителю.

4.11. Должностное лицо обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения и дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

4.12. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

4.13. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов или должностных лиц, то в течение семи дней со дня регистрации обращения им направляется копия обращения.

4.14. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

4.15. Обращения, заявления, предложения и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В случаях, когда в ответах на обращения указываются меры, которые будут приняты в последующем, и указан срок исполнения, на таких обращениях делается отметка "Дополнительный контроль". Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений, предложений, заявлений и жалоб граждан принимает руководитель администрации или его заместители на основании окончательного ответа заявителю.

4.16. Обращения, предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие на имя руководителя администрации района, должны быть возвращены после их разрешения в сектор контроля и делопроизводства со всеми относящимися к ним материалами для формирования дела. Формирование дела и хранение дел по обращениям граждан у исполнителей запрещается. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на заведующего сектором контроля и делопроизводства.

4.17. Сектор контроля и делопроизводства контролирует состояние работы с обращениями граждан, ежеквартально информирует руководителя администрации района по данному вопросу на основе анализа обращений граждан в разрезе структурных подразделений, характера обращений и сроков их рассмотрения.

4.18. Ответственность за работу по обращениям граждан, своевременность исполнения, полноту и достоверность ответов несут заместители руководителя администрации, руководители структурных подразделений, в которые направляется обращения граждан на исполнение.

Личный прием граждан

4.19. Личный прием граждан проводится руководителем администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений в соответствии с утвержденным графиком.

4.20. Прием граждан осуществляется как по предварительной записи, так и в порядке очереди.

4.21. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

4.22. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Карточки личного приема используют при ведении личного приема: руководитель администрации, его заместители, заведующие структурными подразделениями. Учет и контроль за карточками личного приема осуществляют ответственные за делопроизводство структурных подразделений, для систематизации устных обращений ведется журнал устных обращений граждан.

4.23. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.24. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, предусмотренном законодательством.

4.25. Ежеквартально ответственные за делопроизводство структурных подразделений предоставляют в сектор контроля и делопроизводства информацию о работе с обращениями граждан.

V. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Требования к оформлению документов

5.1. Деятельность администрации района обеспечивается системой взаимосвязанных распорядительных, управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальной или коллегиальной), объемом и характером взаимосвязей между администрацией района, отделами, предприятиями, учреждениями, а также вышестоящими организациями.

5.2. Составление и оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТов, а также Единой государственной системой делопроизводства.

5.3. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

5.4. Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

5.5. Документы администрации изготавливают на бланках. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

5.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

5.7. В администрации района устанавливают следующие виды бланков документов:

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения).

Служебное письмо

5.8. Письмо - самый распространенный вид служебных документов, служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов. Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

1. письма, требующие письма-ответа:

- письмо-просьба;

- письмо-обращение;

- письмо-предложение;

- письмо-запрос;

2. письма, не требующие письма-ответа:

- письмо-предупреждение;

- письмо-напоминание;

- письмо-подтверждение;

- письмо-приглашение;

- письмо-отказ;

- письмо-извещение;

- сопроводительное письмо;

- гарантийное письмо;

- информационное письмо.

5.9. В администрации района используют бланк служебного письма в угловом варианте (приложение № 1).

5.10. Требования к оформлению реквизитов:

- государственный герб Республики Коми: помещается в верхней центральной части углового штампа документа. В администрации используется изображение государственного герба без геральдического щита;

- справочные данные: включают в себя почтовый адрес - ул. Советская, д. 35, с. Визинга, 168100, номера телефонов (факса, электронной почты);

- дата документа: датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами,

Например: дату 15 января 2008 г. следует оформлять 15.01.2008 г.

- регистрационный номер документа: проставляется согласно порядку номеров исходящей корреспонденции. Регистрационный номер для писем дополняется индексом структурного подразделения и номером дела по номенклатуре дел:

Например: 05-12/24,
где: 05 - индекс структурного подразделения,
12 - номер дела по номенклатуре дел,
24 - порядковый номер отправляемого документа.

В случае, если письмо является ответом на какой-либо запрос, заявление или письмо какого-либо ведомства, в угловом штампе в строке на № ___, в обязательном порядке проставляется исходящий номер и дата письма, на который дается ответ и прикладывается само письмо, на которое дается ответ;

- адресат: в правом верхнем углу бланка письма указывается полное наименование организации, куда адресовано письмо, фамилия, имя, отчество получателя письма, его должность (при наличии), при адресовании документа должностному лицу или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией; почтовый адрес получателя (при необходимости). Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже

Например: Администрация Главы Республики Коми
и Правительства Республики Коми
Отдел обращений граждан
Заведующему С.Д.Ковригович

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.


Например: Администрация Главы Республики Коми
и Правительства Республики Коми
Отдел обращений граждан
Заведующему С.Д.Ковригович

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес допускается не указывать.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, при большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Например: ООО "Спецэнерготехника"
ул. Печорская, д. 67,
г. Сыктывкар, 167000

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например: И.И.Иванову
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
г. Липки, Киреевский р-н
Тульская обл., 301264

При адресовании документа одновременно организации и физическому лицу ("в копии") сначала указывают данные организации, затем данные и почтовый адрес физического лица;

- текст документа: текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части (вступление) излагается причина, основание, цели или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.

Во второй части (заключение), начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения, рекомендации.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Служебное письмо должно быть кратким, но несмотря на краткость должно быть полным и исчерпывающим. Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование. Служебное письмо должно быть корректным по форме.

- приложение: отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение: 1. Положение об отделе образования на 15 л. в 1 экз.
2. Положение об отделе культуры, спорта и молодежи
на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса,

то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

- подпись: располагается после текста и отметки о наличии приложений (если имеются), отступив на 3 - 4 межстрочных интервала, и печатают от левого поля документа. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия),

Например:

Руководитель администрации

муниципального района "Сысольский" личная подпись В.В.Мальцев

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки,

Например:

Первый заместитель руководителя администрации

муниципального района "Сысольский" личная подпись Е.Н.Грибкова

При подписании документа несколькими должностными лицами их подпись располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Например:

Руководитель администрации

муниципального района "Сысольский" личная подпись В.В.Мальцев

Заведующий отделом бухучета и отчетности личная подпись В.Н.Сажина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

- отметка об исполнителе: необходима для оперативной связи адресата с составителем документа для выяснения возникших вопросов. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,

Например:

В.В.Конева

91 061

При отправке документов в другой город, район следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например, (82131) 91 061.

Распорядительные документы

5.11. В администрации используются два основных вида распорядительных документов: постановление и распоряжение. Для оформления постановлений и распоряжений администрации района используется продольный бланк (приложение № 2).

5.12. Требования к оформлению реквизитов:

- государственный герб Республики Коми: Государственный герб Республики Коми изображается в верхней центральной части бланка администрации (постановление, распоряжение);

- наименование организации: включает в себя наименование на русском и коми языках - администрация муниципального района "Сысольский" ("Сыктыв" муниципальной районса администрация), название на коми языке печатается справа названия на русском; Полные наименования на коми и русском языках располагаются на одинаковом количестве строк (в две или три). Слово ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) пишется заглавными буквами и выделяется жирным шрифтом, на коми языке ШУОМ (ТШОКТОМ) снизу;

- справочные данные: слева делается надпись, которая включает в себя дату (число, месяц, год) издания документа, справа проставляется номер;

- наименование: заголовок проставляется ниже, слева под справочными данными ставится заголовок постановления (о чем постановление) и в краткой форме отражает содержание постановления. Заголовок начинается с предлога "О..." или "Об..." и в одной фразе расписывается суть документа. Заголовок отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок - самое элементарное требование к культурному оформлению документа, отсутствие его затрудняет регистрацию документа. Далее после 3 - 4 междустрочных интервалов идет констатирующая часть постановления, которая заканчивается словом ПОСТАНОВЛЯЮ: и далее идет постановляющая часть;

- текст: постановления состоит из констатирующей части (преамбулы) и постановляющей части. В распоряжении преамбула, как правило, отсутствует.

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления, а также содержится ссылка на законы и иные акты, в соответствии с которыми он применяется.

Постановляющая часть постановления подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами и заголовков не имеют. Проект постановления в случае необходимости должен содержать пункт о возложении контроля за его выполнением, а также срок рассмотрения и срок снятия с контроля.

Если в документе дается упоминание или ссылка на другой документ, необходимо дать полные поисковые признаки этого упомянутого документа:

- вид

- автор

- заголовок

- дата и номер

Например: - "На основании ст. ст. 1, 2 Федерального закона "Об обращениях граждан" от 02.05.06 № 59-ФЗ

или - "Во исполнение Постановления Правительства Республики Коми "О ежемесячных компенсациях отдельным категориям пенсионеров в 2006 году" от 23.01.06 № 11.

- подпись: указание должности руководителя администрации при наличии полных данных на бланке документа ставится сокращенно:


Например: руководитель администрации В.В.Мальцев

5.13. Проекты распорядительных документов оформляются в соответствии с требованиями, утвержденными в Регламенте работы администрации района.

Протокол

5.14. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, комиссиях и т.д.

5.15. Протокол должен вести секретарь или специально назначенное лицо.

5.16. По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся:

- краткий протокол содержит: указание фамилии докладчика, тема доклада, фамилии выступавших, принятые решения;

- полный протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса.

5.17. Протокол, оформляемый в полной форме, имеет следующие реквизиты:

- наименование документа - ПРОТОКОЛ - печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 междустрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

- место проведения указывается при необходимости;

- дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом или цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из символа "№" и порядкового номера протокола. Датой протокола является дата заседания. Если заседание проводилось несколько дней, то в протоколе через тире указываются даты начала и окончания заседания;

- текст печатается через 1,5 межстрочных интервала от предыдущего реквизита. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или председательствующий;

Секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола;

Список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Указанный реквизит начинается о слова "Присутствовали:", которое подчеркивается, и в конце слова ставится двоеточие, печатается от границы левого текстового поля.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, выписывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения);

- подпись включает наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Протокол также подписывается секретарем. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протокола или в виде поручения (дает руководитель администрации, его заместители). Ведение записей во время совещания возлагается на секретаря совещания. В ходе заседания можно составлять черновик протокола. Текст протокола уточняется, добавляется, редактируется и оформляется не позднее чем через три дня со дня заседания.

Докладная и объяснительная записки. Справка

5.18. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах. Докладные записки в зависимости от ситуации могут содержать выводы и предложения по излагаемому вопросу; могут быть написаны сотрудниками после выполнения ими поручения как отчет о проделанной работе.

5.19. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

5.20. Справка - документ информационного характера, содержащий описание деятельности администрации и подтверждение каких-либо фактов, событий.

5.21. Все перечисленные документы в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

- наименование организации

- адресат

- наименование вида документа

- дата

- текст

- подпись.

Оформление названий документов органов власти

5.22. В текстах документов с прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Федеральный закон (название), Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

Со строчной буквы пишутся: проект федерального закона (название), распоряжение, постановление Правительства Республики Коми.

VI. КОНТРОЛЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕНИЙ

И ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

6.1. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений и поручений руководителя администрации осуществляют заместители руководителя, начальники управлений, заведующие отделами и секторами администрации района. Общий контроль осуществляет заместитель начальника по обеспечению деятельности и распоряжению муниципальным имуществом и природными ресурсами - зав. отделом организационной и кадровой работы и сектор контроля и делопроизводства.

6.2. Заместитель начальника по обеспечению деятельности и распоряжению муниципальным имуществом и природными ресурсами - зав. отделом организационной и кадровой работы обеспечивает:

- организацию системы контроля за исполнением решений, принимаемых руководителем администрации района;

- анализ и обобщение информации о ходе выполнения решений вышестоящих органов государственной власти и собственных решений;

- учет и контроль по срокам и существу исполнения решений вышестоящих органов государственной власти;

- информацию о снятии с контроля или продлении срока исполнения поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях и указаниях руководителя администрации района.

6.3. Контроль за сроками исполнения поручений, данных руководителем администрации района по документам, и напоминания об истекших сроках, а также контроль за сроками исполнения поручений, данных руководителем администрации по обращениям граждан осуществляет сектор контроля и делопроизводства администрации района.

6.4. Руководители подразделений администрации района обеспечивают контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации и подготовку необходимых документов о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений.

6.5. Поручения руководителя администрации исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания. Поручения, имеющие в тексте пометку "срочно" исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. При необходимости продления срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имя руководителя администрации района мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

6.6. Если поручение руководителя администрации района дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым. Информация о выполнении такого поручения и ответ автору обращения представляется этим должностным лицом по согласованию с соисполнителем, если в поручении не содержится иных указаний.

VII. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

7.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве отделов и управлений, с указанием сроков их хранения по установленной форме (приложение № 3).

7.2. В номенклатуру дел включаются все заводимые и предполагаемые завести в делопроизводстве дела для группировки документов по вопросам, внесенным для рассмотрения в администрацию района, справочные и контрольные картотеки.

7.3. Номенклатура дел составляется каждым структурным подразделением администрации, согласовывается с ЭК администрации, подписывается руководителями отделов (секторов) и предоставляется в сектор контроля и делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом МО МР "Сысольский", регламентом о структурном подразделении, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 л) хранения и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.2002 г.).

7.4. Номенклатура должна состоять из следующих граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел и срок хранения дела и примечание. Индекс состоит из цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

7.5. Номенклатура дел администрации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписывается ответственным за архив и заведующим сектором контроля и делопроизводства и после одобрения ЭК администрации направляется на согласование ЭПК архивного сектора, после чего утверждается руководителем администрации. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел на следующий год разрабатывается до 15 декабря текущего года.

7.6. В течение года по согласованию с архивным сектором и с разрешения руководителя в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

В случае изменения структуры структурных подразделений администрации района в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения на ЭПК архивного сектора.

7.7. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК архивного сектора не реже 1 раза в 5 лет. Итоговая запись к номенклатуре дел предоставляется структурными подразделениями администрации в сектор контроля и делопроизводства ежегодно до 20 октября.

Экспертная комиссия администрации района

7.8. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) администрации создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, отбору на уничтожение документов, образующихся в процессе деятельности администрации района. Состав ЭК назначается руководителем администрации района.

7.9. Функции Экспертной комиссии администрации района и организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается руководителем администрации района.

Организация формирования дел

7.10. Законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем ответственному за ведение архива и делопроизводства в отделах и управлениях, который формирует их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7.11. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

7.12. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями и списаны исполнителем "в дело" с отметкой о решении вопроса, указанием срока хранения и даты списания, которые проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (которым решен вопрос) на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.

Сроки хранения документов определяются исполнителем в соответствии с номенклатурой дел и перечнем документов с указанием сроков их хранения.

7.13. Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки. Отдельные дела заводятся на постановления и распоряжения руководителя администрации района и их проекты. Отдельные дела относятся к тому календарному году, в котором приняты эти документы.

7.14. Дела переписки заводятся в отдельные дела по вопросам решенными поручениями и письмами руководителя администрации района или его заместителей, а также по вопросам, рассмотренным в подразделениях.

7.15. Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянными сроками хранения и отдельно для документов с временными сроками хранения.

Систематизация документов внутри дела

7.16. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документов.

7.17. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.

Разделы в комплексном деле располагаются в порядке хронологии принятия решений сверху вниз.

7.18. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

7.19. При перешивке документов из одного дела переписки в другое во внутренней описи указывается, куда перешит документ.

7.20. В случае выхода решений во исполнение, изменение, дополнение решений, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом ответственными за делопроизводство делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти решения.

7.21. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению решения руководителя администрации района, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на это решение дело. Если на решение дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись.

Справка о снятии с контроля решения руководителя администрации района подшивается в заведенное на данное решение дело. При включении в справку о снятии с контроля нескольких решений следует сделать необходимое количество копий и подшить их в соответствующие дела.

7.22. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме. В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле, проставляется штамп "в архив" или рукописно, который подписывается руководителем подразделения.

Оформление обложки дела, подшивка дела

7.23. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение № 4), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

7.24. На обложке дел постоянного хранения предусматриваются места (левый нижний и правый верхний углы обложки) для наименования муниципального архива, в который будут приняты дела.

7.25. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел, при этом не рекомендуется использовать вводные слова, сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление в заголовке сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, учреждений. Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

7.26. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - даты заведения и окончания дела. Начальная дата дела - это дата самого раннего документа в деле, конечная дата - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты: регистрации входящего и исходящего документов, дата справки подразделения, дата соответствующего решения руководителя администрации района. Если эти даты выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)".

При написании крайних дат на обложках отдельных комплексных дел и дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью.

Если делом является журнал регистрации распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. они отражаются в заголовках дел.

7.27. Обложка дела заполняется шариковой ручкой черного или синего цвета. Наименование подразделения, год, номер дела проставляются на обложке штампом или рукописно. Не допускается оформление фломастером или слабоконтрастными чернилами. Допустимо использование средств оргтехники (печатный текст) с последующим приклеиванием листа на обложку, не допуская последующей отклейки углов листа.

7.28. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела. Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

7.29. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.30. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Нумерация листов, составление листа-заверителя дела

7.31. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

7.32. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

7.33. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

7.34. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

7.35. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

7.36. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

7.37. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

7.38. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются карандашом одной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на хранение допускается по согласованию с архивным сектором употребление литерных номеров листов.

7.39. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист - заверитель дела составляется по установленной форме (Приложение № 5), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист - заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

7.40. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 6), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Составление описи дел

7.41. Для обеспечения комплектования архива в администрации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

7.42. В администрации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно согласно составленному архивным сектором плану-графику, под непосредственным методическим руководством архивного сектора. По этим описям документы передаются в архивный сектор. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации, которую готовит сектор контроля и делопроизводства и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архивный сектор администрации через год после завершения дел в делопроизводстве (приложение № 6).

7.43. Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части) (согласно номенклатуре дел);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

7.44. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описей следующий: на документы постоянного срока хранения - № 1, на документы по личному составу - № 2, на другие документы (фото, видео, фоно и т.д.) номер устанавливается по согласованию с архивным сектором;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.45. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

7.46. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. Сводная опись администрации подписывается ответственным за архив, после одобрения ЭК администрации передается ЭПК архивного сектора на согласование, затем подписывается руководителем администрации.

7.47. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

7.48. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и ответственным за архив.

7.49. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

7.50. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

7.51. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист.

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия муниципального архива, в котором будут постоянно храниться дела администрации.

7.52. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

7.53. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК администрации, а затем утверждается ее руководителем.

7.54. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному выше.

7.55. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку составления описи дел постоянного хранения. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения.

Передача дел в сектор контроля и делопроизводства

7.56. Законченные делопроизводством дела по окончании календарного года в течение одного года хранятся в структурных подразделениях администрации, затем передаются в архив администрации.

7.57. Сектор контроля и делопроизводства администрации по истечении 5 лет передает дела постоянного, временного хранения и по личному составу на постоянное хранение в муниципальный архив. Их передача производится по утвержденным ЭПК описям.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе администрации на договорной основе.

7.58. Предархивная подготовка дел включает следующие процедуры:

- экспертиза ценности документов (проверка правильности отнесения документов к делам);

- формирование, оформление и описание документов.

Данные виды работ производятся лицом, ответственным за архивное дело структурного подразделения администрации. Полное и частичное оформление дел производится в зависимости от срока хранения документа.

7.59. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивка или переплет дела;

- систематизация и нумерация листов в деле;

- составление заверительного листа дела;

- составление, при необходимости, внутренней описи дела;

- оформление обложки дела, внесении необходимых уточнений в реквизиты (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

7.60. Прием каждого дела производится зав. сектором контроля и делопроизводства, им же проверяется правильность оформления дела, при необходимости дело возвращается на доработку.

7.61. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.62. По окончании временного срока хранения документы подлежат уничтожению по акту (приложение № 7). Акт уничтожения дел составляет ответственный за архивное дело, утверждает руководитель структурного подразделения с последующей передачей одного экземпляра акта совместно с описью № 1 дел постоянного хранения в архивный сектор администрации. Дела на уничтожение отбираются один раз в год.

7.63. При ликвидации (реорганизации) администрации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся правопреемником.

Использование печатей и штампов в администрации района

7.64. Все изготовленные печати и штампы учитываются в специальном журнале и выдаются зам. начальника управления по обеспечению деятельности, распоряжению муниципальным имуществом и природными ресурсами под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование.

7.65. Печати с изображением герба Республики Коми ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

7.66. Оттиск печати на документах должен захватывать окончание наименования должности подписавшего документ.

7.67. В случае необходимости представления копии заверенного документа органа местного самоуправления на копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют подтверждающую соответствующие копии документа подлиннику заверительную подпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати администрации (для документов или отдела организационной и кадровой работы).

7.68. В необходимых случаях руководитель администрации района вправе письменной доверенностью доверить удостоверение достоверности копии исходящих из администрации района документов конкретным работникам администрации.

Приложение № 1

Оформление

бланка письма администрации района

Герб
Республики Коми

АДМИНИСТРАЦИЯ
муниципального района
"Сысольский"
"Сыктыв"
муниципальной районса
АДМИНИСТРАЦИЯ
Советская, 35 с. Визинга
Республика Коми, 168100
тел. 8(2131) 91-845, факс 91-009
E-mail: adm_sysola@mail.ru

от _____________ 2008 г. № ___

На №

Руководитель администрации
муниципального района "Сысольский" В.В.Мальцев

Исполнитель: ФИО
контактный телефон

Приложение № 2

Оформление

бланка проекта постановления, распоряжения

руководителя администрации района

┌──────────────────────────────────────────────────────────────┬──────┬───┐

│ ┌──────────────────────────┐ │ПРОЕКТ│ │

│ │ ПОСТАНОВЛЕНИЕ │ └──────┘ │

│ │ ШУОМ │ │

│ │ РАСПОРЯЖЕНИЕ │ │

│ │ ТШОКТОМ │ │

│ │Руководителя администрации│ │

│ │ муниципального района │ │

│ │ "Сысольский" │ │

│ └──────────────────────────┘ │

│ ┌────────────────────────────────┐ ┌─────────┐ │

│ │От "___" ________ 2008 г. │ │№ ______ │ │

│ └────────────────────────────────┘ └─────────┘ │

│ ┌──────┐ ┌───────────────────────┐ │

│ │ │ │О чем ... │ │

│ │ │ │(В проекте распоряжения│ │

│ │ │ │нет) │ │

│ └──────┘ └───────────────────────┘ │

│ ┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ │

│ │ПРЕАМБУЛА (В проекте распоряжения нет) │ │

│ └────────────────────────────────────────────────────────────┘ │

│ ┌──────────────────────────────────────────┐ │

│ │ПОСТАНОВЛЯЮ: (В проекте распоряжения нет) │ │

│ └──────────────────────────────────────────┘ │

│ ┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ │

│ │ ПОСТАНОВЛЯЮЩАЯ ЧАСТЬ │ │

│ │ │ │

│ │ (В проекте распоряжения основная часть) │ │

│ │ │ │

│ └────────────────────────────────────────────────────────────┘ │

│ ┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ │

│ │Руководитель администрации района В.В.Мальцев │ │

│ └────────────────────────────────────────────────────────────┘ │

│ ┌────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────┐ │

│ │СОГЛАСОВАНО: │ │Рассылка: │ │

│ │Должность - подпись ________│ │ Кому - количество │ │

│ │ │ │ экземпляров│ │

│ └────────────────────────────┘ │ │ │

│ ┌────────────────────────────┐ │ │ │

│ │Проект подготовил: _________│ │ │ │

│ └────────────────────────────┘ └───────────────────────────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приложение № 3

Оформление номенклатуры дел

Наименование организации

Наименование структурного
подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________ № ________
_____________________
(место составления)

На _____________ год <*>

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела


Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО <**>
Протокол ЭК структурного
подразделения
от _____________ № ___________

Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 4

Форма

обложки дела постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения

┌────────────────┐

│Ф. № │

________________________________________________________ │________________│

│Оп. № │

________________________________________________________ │________________│

│Д. № │

________________________________________________________ │________________│

└────────────────┘

___________________________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО № ___ ТОМ № __

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(Крайние даты)

На _________ листах
Хранить ___________

┌───────────┐

Приложение № 5

Форма

листа - заверителя дела

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов


Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 6

Форма

описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу структурного

подразделения организации

__________________________________________________________________
(Наименование организации)
__________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности
руководителя структурного
подразделения

Подпись Расшифровка
подписи

Дата

ОПИСЬ №

__________________________________________________________________


В данную опись внесено _____________________________ ед. хр. с № _______
(цифрами и прописью)
по № __________________________, в том числе:
литерные номера: _______________________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного
службы ДОУ подразделения

Подпись Расшифровка подписи от ______________ № _______

Дата

Приложение № 7

Форма

акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № _______ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления)
о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка
документов, не подлежащих подписи
хранению Дата

На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
___________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № ___________________
(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8